take it easy

肩の力を抜いて背伸びする

GTDとアウトプットを意識した使い勝手重視のアナログメモ運用法

R0051846

 

日々扱う情報はデジタルだけでなくアナログなモノもあり、自分自身で記録する情報にもデジタルだけでなくアナログなモノがあります。

それぞれ長所短所がある中で、デジタルよりもアナログが優れていると感じるのは、記録するという観点で考えると、即記性と記録内容の自由度だと思います。
これらを踏まえた、使い勝手重視のGTDとアウトプットを意識したアナログメモ運用法が固まってきました。
 

メモ運用のポイント

アナログメモ運用で押さえておきたいポイントとして以下の3つが挙げられます。

  • 書きたいときに書ける環境を用意する
  • 情報が散在しない仕組みをつくる
  • 後から見返しやすい工夫をする

試行錯誤を続けてきて、この3つが実現できていると必要な情報が少ない手間で快適に扱えることが分かってきました。
 

メモ運用フロー

アナログメモ運用フロー

運用フローを図解してみました。

プライベートでも仕事でもメモ片から始まり、最終地点はMOLESKINEになっています。ある程度整理できていることであれば直接MOLESKINEに書くこともあります。

そして見返しやすいように簡潔な索引をEvernote上に作成。ページ番号とそのページに書いた内容の見出しを書き出しておきます。索引を作っておくとiPhoneiPadのようなEvernoteクライアントが使える環境とMOLESKINEがあればいつでもどこでも必要な情報にアクセスするのがグッと楽になります。iPhoneであればお気に入り登録しておくとすぐに索引を参照することができて使い勝手が良くなります。

  1. メモ片に記入
    書きたいときに書けるというのは、いつでもどこでもという物理的制約からの開放だけでなく、ココには何を書いても良いんだという心理的制約からの開放も必要になります。
    なので、仕事でもプライベートでも出歩くときはブロックロディアNo.11(A7サイズ)を携帯し、デスク作業のときはA5サイズにカットした裏紙を使います。
    R0051847
    裏紙は常に「超」整理手帳に何枚かストックしておきます。A5サイズにして半分に折れば、オリジナルサイズにピッタリ収まるので打合せ時にもすぐに紙を取り出してメモすることができます。
    色々と書き留めたロディアや裏紙のメモ片はMOLESKINEに挟み込んでおきます。MOLESKINEには裏表紙にポケットが付いているので、そこにメモ片をどんどん放り込んでおくことでメモ片の紛失を防ぐことができます。
     
  2. MOLESKINEにまとめ
    MOLESKINEには書き留めたメモ片等からノートに残しておきたい(=見返せるようにしておきたい)内容を記していきます。
    色々と書き留めたメモ片にある情報の粒度は様々で、取り留めのないことが書かれています。
    打合せの中で出たキーワードや、自分で感じたことが断片的に書き出されていることも多いと思います。これらを見直して改めて整理することで、今まで考えてきたこと、やってきたこと、次に何が必要なのか、何をしなくてはならないのかが見えてきます。
    何でもかんでも書き記すわけではないので必要最低限の内容のみがまとめられることになり、次に活かしやすい情報が蓄積されていきます。
    まとめる作業というのは意外にやらない人が多いように思います。しかしながら面倒臭がらずに手を動かしたほうが良いように思います。
    例えばボクの場合、プライベートでは得た情報や考えたこと、試行錯誤のプロセスも含めてMOLESKINEポケットに整理して記録し、内容に応じてブログに記事として残します。記事としてまとめられた内容は自分にとっての備忘録となったり他者にとって有益な情報になります。その元になっているMOLESKINEの情報ももちろん貴重な情報です。
    これを仕事に置き換えても全く同じフローになることがわかります。仕事で得た情報や考えたこと、試行錯誤のプロセスもMOLESKINEラージに整理して記録し、内容に応じて成果として報告したり、部署内で共有します。共有物は社内のデータベースに備忘録として残され、共有物に関係する人達にとっても有益な情報になります。
     
  3. 参照
    何故わざわざMOLESKINEのようにアナログな形でノートに記録を残すかというと、これは参照のしやすさがデジタルに比べて優れていると思うからです。
    パラパラと流し読みする感覚は現状アナログの方が優れていると感じていて、その理由は思考のスピードに情報の流れがついてきてくれることと、別々のページに書かれた内容の相互参照のしやすさ。後述する索引を作成することを忘れなければデジタルデータの検索とまではいかないものの、検索性もそれなりに確保されます。また、参照回数が多ければiPhoneアプリのDocScannerを使ってそのページをEvernoteに登録してしまいます。Evernoteに登録したページと索引には[EN]と追記しておくことで、擬似的にアナログとデジタルの相互リンクさせることができます。なにやら調べてみるとEvernoteスタンプなるものが作れるようで気になっています。
    デジタルの利便性も色々挙げられますが、蓄積した情報を見返すことに関して現時点ではアナログの方が分があるように思います。
    変にどちらかに拘らず、ニーズと状況に応じてデジタルでもアナログでも使いやすい媒体を使うというのがストレスを溜めない良い方法です。
    Evernote上のアナログメモ索引
    索引についてですが、MOLESKINEの隅にページ番号を振っていって、Evernote上にそのページ番号に対応した索引フォーマットを作成します。ノートに様々な情報が蓄積されたら先ほどのフォーマットへどのページに何を書いたのか簡単に見出しを登録していきます。
    iPhoneEvernoteではお気に入りに登録しておけばいつでも素早く索引を参照することができてノートの検索性が高まります。
     

最後に

いつでもどこでもメモできる環境を作ることで漏れなく情報を記録し、それを整理しながらまとめていくことで情報の質は高まります。そうすることで見返す際の手間が低減されて振り返りもしやすくなります。
自分の行動、思考プロセスと結果が手元でしっかりとハンドリングできていることの安心感はGTDの頭スッキリ感と似ていて、次へのアクションに力を注ぎやすい状況を生み出してくれます。
 

参考リンク

Evernote、iPhone そしてモレスキンのアナログ・デジタル記録術 | シゴタノ

モレスキン用のEvernoteスタンプを作りました!【スタンプ用ファイルも配布!】 | WooFla!

 

 

DocScanner DocScanner - Norfello OyiTunesが開きます)

Copyright©︎ 2017 take it easy All Rights Reserved