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mylifelog的手帳書き込みルール

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いよいよ11/15(月)から「超」整理手帳ポスタルコの新しいスケジュールシートでの運用が始まります。

2011年版の手帳運用法Mylifelog
「超」整理手帳2010発売Mylifelog
提出・報告物の納期管理Mylifelog

おなじ手帳を使っていながらも、少しずつ改善サイクルが回って以前とは書き込み方が変わっています。

 

2011年版の手帳の書き込みフローはこうなりました。

  1. 予定が発生したらシャープペンで仮置き
  2. 週末に次の週の予定を確認し、三色ボールペンで確定

 

1. 予定が発生したらシャープペンで仮置き

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確定前の予定についてはシャープペンで予定の仮置きをしています。
基本的に来週以降の予定全てを確定前の予定としていて、それらは全てシャープペンで済ませます。

消しゴムで消す余裕があれば消せばよいし、余裕がなければ取り消し線を付けます。
とにかくスピードを重視した結果です。

以前は付箋を使って予定の仮置きをしていましたが、以前よりも入ってくる予定の数が増えてきていることと、打合せの場でスケジュールを決めるシチュエーションが増えてきたため、今回の方法に変更しました。
シャープペンであれば書き込みも素早く行え、邪魔だと思えばすぐに消すことが出来るので、予定の仮置きに一番適していると判断しました。

仮置き状態の予定もいくつか種類があると思います。

  • 週は確定したが日にちが未定の予定
    →週の左側にある余白に書き込み
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  • 日にちは確定したが時間が未定の予定
    →各日にちの上側にある余白に書き込み
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といった感じで対応しています。

実は確定する前の予定は上の二つのようなものの方が多いかもしれません。そう考えると余白は結構重要な役割を果たします。
2011年版でボクが使うスケジュールシート「ポスタルコバーティカルシート」はそれぞれの余白が大きめに確保されていて、今回の用途だと使い勝手が良さそうです。

 

2. 週末に次の週の予定を確認し、三色ボールペンで確定

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シャープペンでどんどん仮置きされていく予定がゴチャゴチャしてしまうと、手帳運用の本来の目的である空き時間を探すことに支障が出ます。
なので、週末に次の一週間何があるかを確認しつつ、三色ボールペンで上書きして予定を確定します。
記入方法は齊藤孝氏考案の「三色ボールペン情報活用術」を参考にしています。

今は、

  • →仕事
  • →プライベート
  • →コミュニティ

といった色分けにしています。色分けしてあると、パッと俯瞰したときに、どんな予定がどんな配置になっているかを視覚的に把握しやすいので重宝します。

例えば、「19:00から緑や青の予定が入っていたら、その直前に重いタスクを配置するのは避けよう」とか「この週末は緑の予定(家族行事)が入っているから、気分を楽にするために今週は集中して前倒しできるようなタスク配置にしよう」とか戦略を練りやすくなります。

ちなみにこの色は、棚卸し用のMobileMeスケジューラのカレンダーと色を合わせてます。

今回は付箋も使ってないので、手帳の構成がとてもシンプルで済んでいます。
ただ、使い勝手は良いのでどこかに付箋セットは忍ばせておきたいなと考え中です。

 

 

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