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肩の力を抜いて背伸びする

2011年版の手帳運用法

2011年版の時間管理、タスク管理の運用方法がだいたい決まりました。

 

毎年試行錯誤です。
今年のコンセプトはざっくりこんな感じです。

Evernoteをはじめとしたクラウドサービスの充実で手帳に挟むべきモノも確実に変化してきています。
デジタルな情報は雑多になっても比較的簡単に探せますが、紙のようなアナログな情報は増えれば増えるほど探しにくくなっていきます。その辺りを踏まえた手帳運用を考えました。

 

「超」整理手帳の中身


今年の手帳の中身は以下の通り、

  1. ポスタルコスケジュールシート
  2. スワンタッチ
  3. カンガルーホルダ
  4. 鉄人メモ

かなりシンプルな構成にしています。
 

1. ポスタルコスケジュールシート

スケジュールシートは今年から商品化されたポスタルコのバーティカル方式のスケジュールシートです。
結構な投資になりますが、使い勝手向上の為に同じスケジュールシートを2つ購入して裏面を使わずニコイチで使います。これによって、標準8週間以上に見渡すことも可能になったりもします。

※ニコイチについての記事
「超」整理手帳2010発売mylifelog

DSC_7913

ポスタルコスケジュールシートの特徴は以下の通り、

  • 薄いブルー地のバーティカル方式
  • 土日の幅が平日より狭い
  • 各日にちの上側の余白が大きめ
  • 各週の左側の余白が大きめ
  • 罫線は13本(14行分のスペース)
     

2. スワンタッチ


これはたくさん折り畳まれたスケジュールシートから今週の部分を簡単に開くことを可能にするしおりです。
粘着力が軽めになっているのでスケジュールシートを交換しても再利用できます。写真のようにギリギリの位置に貼ればカバーをはみ出すことなく使えます。
 

3. カンガルーホルダ


引き続き2010年版のものを使っています。挟み込む口が内側に向いているので挟んだ書類の落下の心配もありません。ポケットの一つは2年分のカレンダーを挟み込み、もう一つはフリーにしています。
 

4. 鉄人メモ

とっさにメモが必要になった時に書き殴っておくためのメモ帳です。本当に一時的なもののつもりで挟み込んでいます。なぜ鉄人メモなのかというと、余っていたから…汗
仕事用の本メモは以前エントリしたように、KOKUYOのミシン目のついたA5サイズのフィラーノートです。

※A5メモについての記事
ミシン目付きA5ノート導入mylifelog

プライベート用の本メモはMOLESKINEポケット(プレーン)です。

MOLESKINEメモについての記事
MOLESKINEにペンホルダーを付けるmylifelog

 

「超」整理手帳の位置付け

Mylifelog的使い方

実際に使うに当って、「超」整理手帳の位置付けは、「やるべきことをやるための空き時間を見つける為のツール」です。
これは仕事でもプライベートでも手帳の役目はこれだけです。
それを踏まえて、スケジュールシートは以下のようにしています。

DSC_7911

ポスタルコスケジュールシートの罫線に素直に従って一行の間隔を一時間にしています。
そうすると全部で14時間分になるので、始まりを9:00、終わりを22:00としています。
この時間帯で十分と判断したのには理由があります。
振り返ってみると、手帳でしっかり時間管理している時間帯は出社してから退社して家に着くまで。早朝も夜もやることはだいたい同じです(TOEIC勉強とか家事等々)。習慣化していることに取り組んでいる時間帯は起きている時間の隅っこに位置しているので、わざわざ手帳上に時間を用意しておく必要はないと考えました。
空き時間を見つけることは「超」整理手帳の役目。それ以外のこと(タスク管理や情報の蓄積・活用)は外部サービスに任せています。

仕事やプライベートでの細かい運用方法は以下の通りです。
 

仕事で

「超」整理手帳とクラウドサービスの連携

時間管理は先述の通り、「超」整理手帳が担当。
長期を見渡していかに空いている時間を見つけるかに特化しています。
タスク管理はRemember The Milkが担当。
Remember The Milkはタスク管理の為のWebサービスで、WebブラウザやiPhone/iPadでタスク管理ができます。
腰を据えて仕事している時はWebブラウザから、出先や自宅ではiPhone/iPadで利用しています。
この時必ず「超」整理手帳をセットでつかいます。

タスクの設定は“どのタイミングで、どれくらいの時間を確保するか”が重要だと考えているので、「超」整理手帳で細かく空き時間を見つけながらタスクを割り当てていきます。
ボクの場合、仕事の方が細かい時間のコントロールが必要になるので、スケジュールシートの時間区切りは主に就業中の時間帯になっている訳です。一行一時間だとかなり明確に空き時間を把握することができます。
情報の蓄積・活用はEvernoteが担当。
Evernoteは同期しないノートブックを作成することが出来るので仕事用のメモはそこに何でも放り込んでいます。いざ必要になれば検索して印刷して「超」整理手帳へ。ここで「超」整理手帳のA4サイズとの親和性が活きてきます。
 

プライベートで

基本的に仕事の場合と時間管理とタスク管理の方法は変わりません。
「超」整理手帳Remember The Milkのコンビネーションです。
少し細かい話をすると、現状、朝はTOEIC勉強の時間になっていて、出勤前はまずこれで終わります。
恐らくある程度納得の成果が出るまでは、これからもこの時間帯は動くことはなさそうです。
なので、プライベートでの時間管理でコントロールができる時間帯は退社後から22:00くらいまで。家事等々を終えて残りの時間をどうするかです。
これもRemember The Milk「超」整理手帳でタスクを最適に配置していきます。ボクの場合、せいぜい仕事終わってからの予定は飲み会かイベント参加か買い物くらいしか無いので、仕事よりは空いている時間は探しやすいです。
情報の蓄積・活用もEvernoteに任せていますが、仕事の場合と大きく違うのは印刷するかしないかです。プライベートの蓄積情報は同期可能なノートブックを利用しているので、印刷することなくiPhoneiPadから参照しています。

 

というわけで、今年の手帳運用方法と、手帳を取り巻く外部サービスの連携についてもちょっぴり紹介しました。
スケジュールシートの書き方も従来と変えた部分があるので、その点については別にエントリしてみようと思います。
タスク管理についてはGTDの思想で運用しているので、それについても備忘録も兼ねて一度しっかりまとめておこうかなと思います。

これから一年も有意義な時間の使い方が出来るように頑張ろう◎

 

 

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