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タスク分解のコツ=タスク消化のコツ、とこれから

 

タスクを効率よく消化していくためのコツはタスクの分解にかかっていると漠然と課題意識を持っていたところ、こんな対談をWeb上で見つけました。

佐々木正悟×堀正岳ライフハック・トーク(19)タスクに最適な時間のビートを刻むマイコミジャーナル

手帳とGTD思想に則ったRemember The Milk運用を組み合わせてタスク管理を行っていた自分にとって、最大の課題はタスクの粒度がどのレベルにあるべきか、でした。これまでのタスク管理についてのエントリは以下の通り。

THE POWER OF LESS(減らす技術)読了Mylifelog
「超」整理手帳2010発売Mylifelog
提出・報告物の納期管理Mylifelog
GTDを支えるシステム、RTMMylifelog

悩みながら試行錯誤を続けています。

 

先の対談で出ているタスク分解のコツは、

  • タスクの粒度を意識して管理
  • 1タスクの大きさはバラけることから生じる混乱に陥らない限り小さいほど良い
  • 手をつけにくいと感じたら分解する(これを繰り返す)
  • 分解すれば前後の依存関係が生じる

とのことでした。

この対談の中では「粒度」を意識することが重要だと言われています。

作業時間が推し量れる実行可能な単位までタスクを分解することが粒度を意識するということになります。

 

ボクが実際に経験したことと照らし合わせるといくつか疑問が氷解しました。

 

普段、GTDの「収集」フローで頭の中身を外に吐き出すと、粒度が揃っていない項目がいくつか出てきます。

もちろんそのままではタスクとして設定できないものもあるので分解作業に入るのですが、どうしても分解しにくいものがあります。

そんなときは「何かが足りないのではないか」と、分解に必要な情報は何かを考えます。

そうするとまずはどんなインプットが必要なのかを考えることになります。

それが分かってくると何をアウトプットとしていけばよいかが分かってきます。

以上の思考の流れが自然とタスクとしてRTMに登録されます。

 

タスク分解のコツにあった、「分解すれば前後の依存関係が生じる」というのは上記の流れにそのまま当てはまります。

どちらかというと、タスクの分解に当たって、前後の依存関係が見えてくることでさらに細分化されたタスクがはっきりしてくるイメージです。

 

あとは、手帳で管理された空きスペース(=作業時間)と照らし合わせて、納期に最適なタスク配分をしてあげます。

今回の対談内容と自分のやり方を照らし合わせてみて、タスク分解に関しては今までの方法でも問題ないのかな、という感触を得ました。

タスク分解以降のやっつけ方についてはまだ課題が残っていそうです。

GTDに則って週次レビューをやっているので、やりきれなかったタスク等は再配分されてなんとこかこなせているものの、そもそもタスクの配分の仕方が上手ではないかもしれません。

 

その点については、対談の最後の方で指摘されています。

  • ありがちなのは、時間の単位を基準にして仕事をしようとして時間が余ったり、足りなくなってストレスを感じたりすること
  • 余るはずだった時間は実際は「パーキンソンの法則」に従って無駄なディティールをいじる時間になって消えるので、実際には仕事はほとんど必ずといっていいほど遅れがちになってしまう
  • 与えられたタスクが15分なのか30分なのか、90分なのかといった自分だけの物差しを早めに作っておくことが重要
  • 正確に時間を意識して、仕事に合わせたビートを刻めるようになるまで、時間を見積もることをやめないことが、タスク管理上達の極意

これらを読んでみると、自身の仕事の生産性を定量的に測れているか、というと怪しい部分が多々あります。。。

自分の物差しがしっかりしていれば、見込み違いを減らすことができ、結果として週次レビューの負荷を下げることもできそうです。

 

というわけで、タスク分解の次はタスクに対する自分の物差しの精度を高めることが次へのステップに繋がりそうです。

 

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