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肩の力を抜いて背伸びする

提出・報告物の納期管理

 

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GTDの発想に基づいてRemember The Milk(以下、RTM)でタスク管理をやりはじめて数ヶ月。

GTDのサイクル、

  1. 収集
  2. 処理
  3. 整理
  4. レビュー
  5. 実行

をRTMに組み込んでいます。

 

しばらくこのタスク管理法を続けて、仕組み化も進んできました。

  1. 収集 RTM「受信箱」にとりあえず入力
  2. 処理 RTM「仕事」「プライベート」それぞれのリストに分類
  3. 整理 タスクに応じてタグ付け(プロジェクトかそれ以外か分類)してスマートリスト作成
  4. レビュー 納期の設定
  5. 実行 やるべし!

RTMを活用することでGTDサイクルを回してヌケモレなく日々のタスクを消化しているのですが、サイクルの中でまだまだ未熟な部分があります。

ステップ1~3に関しては環境に依存することなく、仕事場PCからも自宅MacからもiPhoneからも不自由なく管理できているものの、ステップ4の納期設定で今やるべきことの設定をするだけでなく、先の納期についても精度良く設定できないものかと悩んでいます。

 

今のところ、納期の設定に関しては、ステップ3でまとまったタスクと手帳のジャバラを広げてにらめっこして隙間時間にタスクを配置します。

単数のプロジェクトに関するタスクの納期を設定する分にはあまり困らない、というか相当効率的に設定できるのに、複数のプロジェクトで同時期に複数のタスクを抱えるとなると、RTMではタスクの一覧性が良くないので納期の見通しを立てにくいです。

タスクはめまぐるしく追加・変更されるし、今さら全タスクをアナログ管理したくないので、手帳側に一工夫加えることにしました。

 

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報告・提出する必要のある案件についてはピンクの付箋を完成予定日に貼ることにしました。プロジェクトの完遂の為にはいくつか関所(報告・提出等)があると思いますが、関所が分かればそれを越えるためにどれだけのタスクがあってどれだけの時間を費やす必要があるかを見積もることができます。

手帳に全プロジェクトの関所を付箋で貼り出しておけば、いつ・どの作業に徹すればよいのかどうかを全てのタスクに横串を通して見積もることができ、納期の設定がしやすくなります。関所は多すぎることもないので、付箋を貼る手間はたいしたものではないし、関所の納期が変化してもすぐに対応できます。

 

やらなきゃいけないことは嫌でもやることになるのですが、やはりGTD的に目の前のやるべきことに集中できるような仕組みを作るのとそうでないのとでは心の持ちようが全然違います◎

 

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